Sistema ERP

          El sistema de planeamiento de la empresa, mejor conocido como ERP por sus siglas en inglés "Entreprise Resource Planning – ERP". Es un sistema estructurado que busca satisfacer la demanda de soluciones de gestión empresarial, basado en el concepto de una solución completa que permita a las empresas unificar las diferentes áreas de productividad de la misma.

          En la actualidad, la implantación de sistema de gestión, que sirve de soporte para la realización de una administración eficiente, ha adquirido un auge significativo en el mercado empresarial, ya que las empresas buscan maximizar sus beneficios, minimizando sus costos y es utilidad de estos sistemas (ERP), brindar el soporte necesario para alcanzar los objetivos deseados.

          Los sistemas ERP, brindan soluciones prácticas e integrales a problemas reales y revolucionan por completo la manera de hacer negocios de la empresa. Cierto, sí, pero es también el hecho de que un sistema de este tipo, o cualquier otro similar, en realidad no puede ser todo perfecto lo que se dice. Y en dado caso que lo fuera, el sistema por si solo es inútil y si se cae en la sub utilización ya sea por ignorancia, displicencia o simplemente por mala utilización todo el proyecto se viene abajo. La pregunta es entonces, si deseo implementar un sistema de estas características, ¿Qué debo hacer para hacerlo con éxito? ¿Por qué fallan las implementaciones de ERP?

          De acuerdo a casos sucedidos a fines de la década de los 90, un proyecto de implantación de un sistema ERP se puede venir abajo, sin importar el tamaño de la empresa o el enfoque del sistema. Ya le sucedió a Hershey’s, el famoso fabricante de chocolates y alimentos norteamericano en el año 1999. El caso es bastante trágico: debido a una mala implementación, surgieron problemas operativos hubo retrasos tremendos para surtir mercancías tanto en Navidad como en Halloween, dos épocas clave para la venta de sus productos. El resultado: las acciones de la empresa cerraron el año un 27% por debajo del precio pico registrado en años anteriores. Sin duda algunas, por tratarse de una empresa de grandes proporciones y fama mundial, ha sido el fracaso más sonado (tambiém por el hecho de que en millones de dólares, la pérdida fue escandalosa). Sin embargo, otros empresarios y grupos han sufrido descalabros grandes por una mala implementación. Si le sucede a Hershey’s y a Whirlpool, que son gigantes en sus industrias, ¿Cómo evitar caer? ¿Dónde está la falla?

          Algunos especialistas afirman que el error fundamental está en el entrenamiento. Supuestamente el error aquí es de concepto. Podemos citar la frase expresada por dice Jhon Conklin 1, que dice que el entrenamiento evoca imágenes de "perros saltando aros" (haciendo alusión a que entrenar es únicamente lograr que alguien realice algo sin más trasfondo no explicación). Para él, en realidad, se trata de dos conceptos y no de uno: educación y entrenamiento. De acuerdo a sus conceptos, para poder lograr un manejo adecuado de cualquier situación nueva, se les debe de proporcionar a los sujetos el qué, el por qué y el cómo. La educación es el por qué, el quién y el dónde. El entrenamiento es el cómo. Tiene mucho mayor peso las variables enseñadas en el proceso educativo. Si el enfoque es únicamente en el cómo, se caerá en error. Aquí es donde se ha venido fallando en el concepto de entrenamiento. El primer error es pretender que donde como se está implementando un sistema tecnológico, el entrenamiento debe girar en torno a enseñarles a los empleados dónde llenar los campos, qué hacer en las pantallas y los términos generales, cómo funciona la herramienta tecnológica.

          Demasiado énfasis en el sistema tecnológico y prácticamente nada en las variables para fomentar su compresión completa y su pleno convencimiento de que el sistema es nuevo, es diferente, es mejor y de que dadas sus características, el buen desempeño humano al hacer uso del mismo o sus errores tendrán un impacto profundo y en ocasiones severo para toda la organización. Un sistema ERP es fundamentalmente integrador, se basa por el completo en la interrelación de las variables y en su plena interdependencia.

          Los ERP con su significado en español de Planeación de Recursos Empresariales o Enterprise Resource Planning en inglés, es una forma de utilizar la información a través de la organización de forma más proactiva en todas las unidades de negocio que conforman una empresa como lo son: Producción, compras, inventario y cadena de suministros, abastecimiento, finanzas, recursos humanos, logística y distribución, ventas, servicio al cliente y relación con proveedores. Nos encontramos en una época de intercambio con otros países, llamado globalización; en donde las compañías tienen interacción con clientes y proveedores de todas partes del mundo. Este tipo de soluciones ERP les permitirá mantenerse a la vanguardia e innovación para tener éxito en los mercados en los que se desarrollan. Y poder estar al nivel de las empresas de cualquier parte del mundo. Los ERP, han llevado a las empresas a ser agentes de cambio, para obtener el liderazgo en sus mercados. Sin embargo, no es tan fácil que las compañías de nuestro país implementen estas soluciones en sus unidades de negocio y algunas de las razones son:

          Están acostumbradas a trabajar en un sistema tradicional en el que la mayoría de las tareas se lleva a cabo aun de manera manual; y piensan que tecnología es simplemente tener una computadora.

          Las compañías piensan que la tecnología le elevará sus costos, cuando la relación es al revés, la implementación de la tecnológica traerá consigo la reducción de los costos, el aumento en la calidad, y la eficiencia y eficacia en sus productos o servicios.
          Las soluciones ERP tienen precios altos, mas, las soluciones que proporcionan harán que la compañía reduzca costos y aumente la calidad y el servicio al cliente.

          A pesar de la existencia de estas razones existen muchas empresas de tamaño mediano y grande a nivel nacional e internacional que han implementado las soluciones ERP entre las que se encuentran:

INTERNACIONAL	NACIONAL
MEXLUB	Instituto de Estabilización de Precios
SABRITAS	Secretaria de Estado de Educación
CIGATAM	Secretaria de Estado de Agricultura
HULES	FERQUIDO

          Entre los principales proveedores del mercado de los ERP se encuentran: SAP, Baan, Peoplesoft, JD Edwards, Oracle, Progress Software, QAD.

          Según la experiencia de estas empresas las ventajas de las soluciones ERP son: menores Costos Velocidad Combinada con Flexibilidad Una Toma de Decisiones y Ejecución Mejorada, así como también Seguridad en las plataformas que utilizan Desarrollo de pronósticos acertados que darán una buena dirección a la empresa.

          Los ERP, logran unir diferentes estrategias que cumplen las necesidades exigibles por las empresas locales, entre las que podemos citar tenemos las siguientes:

·                     Necesitamos medir: ·                     El Desempeño de la Gestión de Recursos Humanos ·                     El Valor que la Gestión de recursos humanos agrega a la empresa. ·                     Se requieren múltiples métricas. ·                     Se requiere conocer esas métricas a diferentes niveles: ·                     Corporativo ·                     Regional ·                     Funcional ·                     Por Nivel, ·                     costo por contratación ·                     Tiempo de Contratación

·                     Rotación ·                     Causas de Rotación ·                     Costo de Rotación ·                     Nivel de Disponibilidad ·                     Nivel de Compromiso con el Trabajo ·                     Nivel de Competencia ·                     Nivel de Desempeño ·                     Nivel de Satisfacción ·                     •Efectividad de reclutamiento. ·                     Costo de Beneficios ·                     Causas de Ausentismo. ·                     Costo de Capacitación ·                     Tiempo de Capacitación ·                     Eficacia de la Capacitación

Ventajas y Desventajas del Sistema ERP

Ventajas:

·                     Proporciona la integración entre la cadena de suministro, el proceso de producción y   administrativo.

·                     Crea bases de datos compartidas.

·                     Puede incorporar procesos mejorados, re diseñados: “mejores procesos”.

·                     Aumenta la comunicación y colaboración mundial entre sitios y unidades de negocios.

·                     Tiene una base de datos de software con código comercial.

·                     Puede proporcionar una ventaja estratégica sobre los competidores.

Desventajas:            

·                      Su compra es muy costosa y su personalización aún más.

·                      Su implementación puede requerir cambios importantes en la compañía y sus procesos.

·                      Es tan complejo que muchas compañías no logran adaptarse a él.

·                      Su implementación implica un proceso continuo, que tal vez nunca termine.

·                      La experiencia en ERP es limitada y asignarle personal representa un problema constante.